Diese Erklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Website kontiera.de und im Kundenbereich unter den Adressen nach dem Muster kuerzel.kontiera.de. Personenbezogene Daten sind alle Angaben, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.
kontiera Kontierungsbüro, Inhaber Ulrich Reuther
Schönhauser Allee 129, 10437 Berlin
Telefon: 030 84523850
E-Mail: post@kontiera.de
Website und Kundenbereich laufen auf einem von uns selbst betriebenen Server der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Nürnberg (Deutschland). Hetzner stellt nur die Hardware und die Netzanbindung bereit; mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Bei jedem Aufruf speichert der Webserver vorübergehend: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite. Zweck ist der störungsfreie und sichere Betrieb sowie die Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nach 14 Tagen gelöscht.
Die Website kontiera.de setzt keine Cookies, bindet keine Schriften oder Skripte von Drittanbietern ein und führt keine Reichweitenmessung durch. Der Kundenbereich setzt ein einziges, technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, das Sie nach der Anmeldung wiedererkennt und spätestens nach zwölf Stunden verfällt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.
Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung); im letzten Fall können Sie der Verarbeitung jederzeit widersprechen. Die Daten löschen wir, sobald die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Für den Kundenbereich speichern wir Name, E-Mail-Adresse, ein verschlüsseltes Passwort, Ihre Rolle und die Zeitpunkte der Anmeldung. Geräte, die Belege per Foto senden, erhalten einen eigenen Zugangsschlüssel. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.
Zur Erfüllung unseres Auftrags verarbeiten wir die Unterlagen, die Sie uns übergeben: Belege, Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge und, auf Ihren Wunsch, die laufend abgerufenen Umsätze Ihrer Geschäftskonten. Diese Unterlagen enthalten auch Daten Ihrer Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit Ihnen) sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten). Der Bankabruf erfolgt nur mit Zugangsdaten, die Sie uns ausdrücklich dafür einrichten, und kann von Ihnen jederzeit beendet werden.
Für die laufende Lohnabrechnung verarbeiten wir Daten Ihrer Beschäftigten: Stammdaten, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung, Gehalt, Arbeitszeiten, Fehlzeiten und Angaben zu Konfession und Kindern, soweit sie für Lohnsteuer und Sozialversicherung nötig sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b und c DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG und den Vorschriften des Einkommensteuer- und Sozialgesetzbuchs. Die Daten werden an das Finanzamt, die Krankenkassen, die Deutsche Rentenversicherung und die Berufsgenossenschaft übermittelt, soweit das Gesetz es verlangt.
Daten geben wir nur weiter, wenn Sie es anordnen oder das Gesetz es verlangt: an Ihren Steuerberater (Buchungsstapel, Belege und Auswertungen), an das Finanzamt über die ELSTER-Schnittstelle (nur nach Ihrer Freigabe, als Übermittlung in Ihrem Auftrag), an Sozialversicherungsträger bei der Lohnabrechnung. Eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.
Belege, Buchungen und Lohnunterlagen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB, § 41 EStG). Sie werden nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung unveränderbar gespeichert und nach Ablauf der Frist gelöscht. Zugangsdaten löschen wir nach Ende des Auftrags, sobald keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht.
Alle Daten werden täglich verschlüsselt auf einen Speicher der Hetzner Online GmbH an einem zweiten Standort innerhalb der Europäischen Union gesichert. Die Übertragung erfolgt ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen (HTTPS/TLS). Der Zugriff ist auf das Kontierungsbüro beschränkt; jeder Kunde sieht nur seinen eigenen Bereich.
Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Für alle Rechte genügt eine Nachricht an die oben genannte Adresse.
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand vom 12. Oktober 2026. Sie wird angepasst, wenn sich Technik oder Rechtslage ändern.